この記事は2024年10月30日のvoicyを元に作成しています。
本日のテーマは
フォルダ整理で得られるメリットについて
このブログでは
デザイン思考を身につけて
自分の生き方を自分でデザイン出来るようになろう！
をテーマに、デザインの知識やノウハウだけでなく
デザイナーの考え方についてのお話をしています。
フォルダが散らかってる人は仕事ができない？
あなたのフォルダー、散らかってませんか？
ビクッととしたあなた、ぜひ最後まで読み進めてください。
今日ねー、タイトルはちょっと強めにしました（笑）
フォルダが散らかってる人は仕事ができない
とはっきり言っちゃいましたが、これはちょっと若干言い過ぎなところもあります。
散らかってても仕事できる人はいると思うんですよね。
デスクがちらかっていてもディレクターやってる人もいました。
ただ、私はフォルダが整っている人と仕事したいなと思ってます。
フォルダ整理で得られる3つのメリット
そこで、フォルダ整理するメリットを3つお話しします。
1. 素材探しの時間短縮
まず1つ目は、素材が見つけやすくなって、無駄に素材を探す時間が減る
デザインをやっていると、素材を使いたい時に、なかなか見つからなくて（笑）
また同じ素材をネットのイラストサイトから探すことになる・・・
写真とか企業のロゴとか「あれどこだったっけ？」といろんなフォルダを開いて探してしまうんですよね。
毎回その時間をかけるのが、すごい無駄だと思うんです。
2. データの無駄遣い防止
2つ目は、データの無駄遣いが減る
これは1つ目のフォルダ整理をした結果なんですけど、共通で使うような素材。
さっき言ったような、よく使う企業のロゴ、自分の顔アイコン
そういうのが別のフォルダの同じようなところに使うたびに保存されている。
動画素材とか、無駄に容量を圧迫するということがあります。
フォルダ整理がどんどん上手になってくると、そういったムダが減ってくるのですが…
これはまた後でちょっとこの後半でお話ししますね。
3. 思考整理とタスク管理の効率化
3つ目のメリットは、思考が整理できてタスク管理が楽になる
これは私もやってみて意外なメリットだと感じました。
現在抱えているものを整理するのはもちろん
過去にやってきたものも、フォルダーが綺麗に並んでいるとやっと自分の中でこうわかるんですよね。
どんな案件をやってきたかとか、どういうことをやってきたかわかるようになります。
これって、ライブラリーに近い。
過去の自分の実績を見返すことができて、
「こういうのをやりましたよ」とか
そういう提案もできるようになります。
そういう意味で、思考が整理できてタスク管理が楽になる。
一覧になってると振り返しやすいので、そういう意味でも整理するといいことが多いです。
フォルダ整理を先延ばしにする人へのアドバイス
「自分は苦手だし…」
「もうフォルダが散らかりすぎてやりたくない…」
と思う人もいると思うんですよね。
丸1日使うのは大変かもしれません。
でも、結局やるかやらないか、ここが分かれ目なんですよね。
一生やらなければそのままになってしまうし
やった先の未来を一度体験してみてもいいと思ってます。
地味だけど効率的にできる作業
ただ、ここでちょっと大きな落とし穴があるのですが
フォルダ整理やって！！！と言うんですが
やっぱりね、すっごい地味な作業なんですよ。
散らかったもの整頓するのって本当に面倒で…（ため息）
フォルダーの整理を簡単にやる方法って結構あるんです。
例えば
- コピーの作業
- 消す時の作業
- 複数選択して移動する時の作業
こういうのは、ショートカットでできたりします。
フォルダ整理のスキルアップと継続的な改善
PCスキル向上との相乗効果
フォルダ整理って、PCの操作に慣れてないとできないんですよね。
でも逆に、フォルダを整理しながら
「この作業、もっと簡単にできないかな」
と調べることで、PC操作に慣れていきます。
すごいことに、どっちも持ちつ持たれつというか、PCの仕組みも理解できるように！
卵が先かニワトリが先かみたいな話なのですが、私は強制的にフォルダ整理から始めるのをおすすめします。
完成はない – 継続的な見直しの重要性
このフォルダ整理って、完成するっていうのは基本的にないと思ってます。
自分の仕事とか使い勝手によって、時々見直しが必要。
家の整理収納と同じで、生活スタイルが変われば家の収納を変えるのと同じ。
なので、フォルダの命名規則とか中身の分け方も
「このやり方だとちょっとやりづらいな」と思った時が見直し時。
「こっちの方が今の仕事に合ってるな」と感じた時が見直し時。
その都度その都度に変えていくのが正解ですね。
Canvaデータの整理
具体的には、Canvaの添削を今よく行ってるんのですが
データがどんどん自分の全部の中に増えていくんですよ。
ファイル名は以前、後ろに「添削」とか日付を付けていったんですね。
でもやってみて気付いたことがあります。
ファイル名の改善と整理方法の進化
最初は後ろに「添削」や日付を付けていたのですが
一覧表示した時に全部のファイル名が見切れてしまい
どれが添削済みかパッと見てわかりづらかったんですね。
そこで変更したのが
- ファイル名の最前部に【添削】などの黒い括弧をつける
- 日付も前方に配置して時系列順に並べやすく
- 一覧で見た時に、もらったデータ、検索したデータ、納品データ、提出データがすぐわかるように
この修正作業は10分、15分くらいでできました。
フォルダ分類の変更
会社にいた時はプロジェクトごとに分けてたんですけど、現在は
- インスタ
- クライアントワーク
- プライベートワーク
といった自分のカテゴリーで分類しています。
こんな感じで、自分のライフスタイルや仕事のスタイルに合わせて変えていくのが、すごく重要だったりします。
汎用素材フォルダの活用方法
汎用素材フォルダを作るのもおすすめです。
どんな仕事でも共通でよく使う素材を、プロジェクトごとに入れずに共通データとして置いておく方法です。
メリット
こうすることで、同じデータが
- Aプロジェクトの中にロゴ素材
- Bプロジェクトの中に同じロゴ素材
- 自分のアイコン素材 みたいに重複して保存されることを防げます。
特に動画素材は重たいので、データ削減にも大きく繋がるんですよね。
さっと素材や過去の資料といった案件の内容で提案できるようになると
どんどん仕事が受けられるようになって、好循環しか生まれないなと思ってます。
フォルダ整理の始め方は1日1箇所からのスタートしよう
フォルダがぐちゃぐちゃな人は
1日1箇所だけ整理するところから始めるのがおすすめです。
断捨離と同じで
- いつでも手に入る素材は捨てる
- 古いもので、ほとんど使っていないもの
- やるにしても取り直す可能性が高いもの
私は結構捨てちゃったりします（笑）
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